UN ATELIER DE FORMULATION DU PLAN STRATEGIQUE DU SERVICE TIC/UCC

Un atelier portant sur  la formulation  du plan stratégique  du service TIC de l’UCC s’est tenu du lundi 17 au vendredi 21 Novembre 2014, au CEDESURK à Kinshasa, appuyé par le programme UniversiTIC.

Ont participé à cet atelier: Mme Inge Van Cauwenberg, Gestionnaire du Programme UniversiTIC2.0, les représentants de toutes les entités de l’UCC partant du personnel du service TIC jusqu’aux représentants des étudiants, monsieur Muliri Mirindi, le responsable informatique du CEDESURK et Bernard Van den Abeele qui a assuré la facilitation.

A l’ouverture de l’atelier, Mme INGE, a souhaité la bienvenue aux participants et a résumé les termes de référence de l’atelier. Elle a exprimé les enjeux de ces ateliers pour la valorisation des services TIC dans les universités congolaises ciblées en général, et de l’UCC en particulier.

Dans son adresse aux participants, Bernard, a justifié l’importance de l’atelier par rapport au  développement des TIC à l’UCC. Il a mis en relief les obstacles qui affectent la performance des TIC, notamment la  mauvaise planification des activités qui peuvent conduire à une budgétisation inadéquate. Il a présenté une ébauche du  programme d’action stratégique à mettre en place comme étant un début de solution qui améliorera à coup sûr le bien-être des acteurs des TIC à l’UCC.

En fait, cet exercice a permis une analyse des forces et faiblesses, les opportunités et menaces du service TIC de l’UCC afin de bien planifier ses activités. La mise en œuvre des résultats de l’analyse permettrait au service  de bien fonctionner et accomplir correctement les différents services qui lui sont demandés. Aussi, pour  bien répondre aux attentes de l’atelier, les participants ont été organisés en quatre groupes de travail. Conformément au processus d’élaboration du plan stratégique tel que brossé par le facilitateur, l’atelier s’est déroulé  autour de cinq points, à savoir :

  1. L’introduction de la planification stratégique, l’analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités et menaces), cadre et  plan stratégique pour le service  TIC de l’UCC.
  2. La formulation des objectifs, la définition des thématiques et des axes, l’objectif global et l’analyse des risques du service TIC.
  3. La définition des indicateurs et des sources de vérification du plan stratégique du service TIC
  4. L’identification des activités et du planning (chronogramme)
  5. L’inventaire des moyens à mettre en œuvre et des coûts relatifs à la mise en œuvre du plan stratégique.

La démarche de la formulation du plan stratégique telle que pratiquée a permis une réelle participation de l’ensemble des agents présents et surtout aidé à une remise à niveau des connaissances dans ledit domaine. En effet, chaque étape de l’atelier était précédée par des explications relatives au contenu théorique de ladite étape.

Le recadrage, par moment, du facilitateur a plus d’une fois permis aux délégués de l’UCC de  mieux intégrer les enjeux de l’atelier et de s’imprégner d’autres aspects susceptibles de concourir à la réussite du plan stratégique que ceux pouvant à terme nuire à sa réalisation, notamment une mauvaise définition des indicateurs qui, de surcroît, doivent être Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et limité dans le Temps (SMART).

Il sied  de noter que cet atelier a été bénéfique pour l’UCC et pour  tous les agents des services à plus d’un titre. Il a permis  de disposer, d’une part, d’un outil de gestion hautement technique et stratégique, et d’autre part d’un cadre de financement devant  concourir à terme  aux objectifs de l’UCC, notamment celui d’assurer une formation de qualité.

D’un autre point de vue, il a permis aux invités d’acquérir des connaissances dans le domaine de la planification stratégique.

A la fin de chaque séance de travail, et dans une démarche participative, les résultats collectés ont été catégorisés pour une vue globale. Apres partages et débats, le résultat de l’atelier, le brouillon du plan stratégique, a été validé.

Willy BUNDUKI – Bibliothécaire en chef adjoint UCC

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